Privatlivspolitik - Købmand Ferdinand Sallings Mindefond

Privatlivspolitik for Købmand Ferdinand Sallings Mindefond

Version 3: 17-04-2023

Indhold

1. Din databeskyttelse bliver taget alvorligt.

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger.

3. Databehandling sker på oplyst grundlag.

4. Formålet med behandling af dine personoplysninger.

5. Personoplysninger vi behandler om dig.

5.1 Personoplysninger behandlet ved ansøgninger og donationsudbetalinger.

5.2 Personoplysninger behandlet ved tildeling af medarbejdergratialer.

6. Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger.

7. Så længe behandler vi dine personoplysninger.

7.1 Oplysninger indsamlet ifm. imødekomne ansøgninger.

7.2 Oplysninger indsamlet ifm. ikke-imødekomne ansøgninger.

8. Beskyttelse af personoplysninger.

9. Videregivelse af personoplysninger.

10. Overførsel til modtagere i lande udenfor EU/EØS.

11. Dine rettigheder.

11.1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret).

11.2. Ret til berigtigelse (rettelse).

11.3. Ret til sletning.

11.4. Ret til begrænsning af behandling.

11.5. Ret til indsigelse.

11.6. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet).

11.7. Klage til Datatilsynet.

12. Ændringer.

 

1. Din databeskyttelse bliver taget alvorligt

Vi har vedtaget denne privatlivspolitik, som danner grundlag for vores behandling af dine personoplysninger, samt fortæller dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Vi tager løbende stilling til, hvordan vi bedst muligt behandler dine personoplysninger og har især fokus på, at dine grundrettigheder ikke påvirkes negativt. Derfor er vi særligt opmærksomme på risikoen for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme og datafortrolighed generelt.  

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Købmand Ferdinand Sallings Mindefond er dataansvarlig for personoplysninger relateret til fonden, og er dermed ansvarlig for, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

• Købmand Ferdinand Sallings Mindefond, CVR-nr. 53520510

Kontaktoplysninger på fondsadministrator:

Salling Group A/S
Rosbjergvej 33-35
8220 Brabrand
Telefonnr.: +45 8778 5000
Mail: kontakt@sallingfondene.dk
 

3. Databehandling sker på oplyst grundlag

Senest på tidspunktet for afgivelse af dine personoplysninger vil vi oplyse dig om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig og med hvilket formål, vi foretager behandlingen.

Oplysningen vil enten ske via henvisning til denne privatlivspolitik eller i form af særskilte oplysninger til dig. 

4. Formålet med behandling af dine personoplysninger

Dine personoplysninger vil udelukkende blive behandlet til de ved indsamlingen oplyste formål. Kun personoplysninger som er relevante og nødvendige til opfyldelse af disse formål vil blive behandlet.

Indsamling og behandling af dine personoplysninger vil ske ud fra nedenstående formål:

• Behandling af fondsansøgninger
• Administration af imødekomne fondsansøgninger, herunder donationsudbetalinger, afrapportering fra donationsmodtager mv.
• For at kunne udbetale medarbejdergratialer til dig som medarbejder, hvis du er berettiget hertil i henhold til fondens vedtægter
• Opbevaring af personoplysninger til historiske opslag og statistisk brug indenfor vores slettefrister (se også pkt. 10 om sletning)
• Opbevaring, administration og videregivelse med henblik på at opfylde krav ifølge lovgivningen, herunder men ikke begrænset til bogføringsloven, skattelovgivningen og fondslovgivningen
• Opfyldelse af andre retlige forpligtelser, f.eks. som følge af eventuelle henvendelser fra offentlige myndigheder eller domstole

5. Personoplysninger vi behandler om dig

I de følgende afsnit er det beskrevet, hvilke typer af personoplysninger vi behandler om dig i de forskellige behandlingssituationer.

5.1 Personoplysninger behandlet ved ansøgninger og donationsudbetalinger

Følgende typer af personoplysninger indsamles i forbindelse med behandling af din ansøgning om støtte fra Salling Fondene og ved efterfølgende donationsudbetalinger:

• Dine indtastninger af oplysninger i det elektroniske ansøgningsskema, som du kan tilgå via Salling Fondenes hjemmeside, herunder kontaktoplysninger, CPR-nummer og kontooplysninger
• Personoplysninger, der fremgår af dit ansøgningsmateriale (ansøgningen, præsentationer, budgetter mv.), som du har vedhæftet ansøgningsskemaet, herunder hvis virksomhedsoplysninger kan henføres til en fysisk person fx CVR-nummer for en enkeltmandsvirksomhed
• Oplysninger og dokumenter, som du måtte sende til fondenes kontaktpersoner på anden måde end via ansøgningsskemaet
• Eventuel(le) lægeerklæring(er) eller andre følsomme oplysninger om eksempelvis helbred (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9(1)) som oplyses i ansøgningen.

NB: Vi frabeder os som udgangspunkt modtagelse af følsomme oplysninger, medmindre de er af væsentlig betydning for din ansøgning

• Øvrige oplysninger, som du måtte finde relevant for ansøgningen. Vi forbeholder os retten til at slette oplysninger, som vi ikke finder relevant for ansøgningen, og som vi ikke ønsker at modtage

5.2 Personoplysninger behandlet ved tildeling af medarbejdergratialer

Følgende typer af personoplysninger indsamles i forbindelse med udbetaling af medarbejdergratialer:

• Oplysninger fra Salling Group, som virksomheden har registreret om medarbejdere, der er nødvendige til brug for vurdering af støtteberettigelse og administration af donationsudbetaling til medarbejdere og udarbejdelse af legatarliste, herunder bl.a. ansættelsesperiode, kontaktoplysninger, CPR nr., stillingsbetegnelse, lønnummer og andre medarbejderoplysninger

6. Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger nævnt under ovenstående afsnit 5 følger af:

• Vores pligt til at opbevare, administrere og videregive personoplysninger med henblik på at opfylde krav ifølge lovgivningen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(c)
• Vores pligt til at opfylde andre retlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(c), samt Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 nr. 1, for så vidt angår CPR-nummer.
• Vores retlige forpligtelse til at sikre, at uddelingerne sker i overensstemmelse med fondens vedtægter, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(c), samt vores legitime interesse i at administrere, at uddelingerne sker i overensstemmelse med fondens vedtægter, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f)
• Har du angivet helbredsoplysninger eller andre særlige kategorier af personoplysninger nævnt i databeskyttelsesforordningens artikel 9(1), er behandlingen af disse personoplysninger baseret på persondataforordningens artikel 9(2)(a), idet dit valg om at angive sådanne oplysninger anses for at udgøre samtykke til behandlingen af disse oplysninger.

7. Så længe behandler vi dine personoplysninger

Vi opbevarer de indsamlede personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til de oplyste formål, men dog i længere tid hvis vi konkret er forpligtede hertil eller forholdene konkret tilsiger det.

Vi har derudover fastsat følgende opbevaringsperioder beskrevet under afsnit 7.1 og 7.2.

7.1 Oplysninger indsamlet ifm. imødekomne ansøgninger

For ansøgninger der imødekommes, opbevares ansøgningen i 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor sidste udbetaling har fundet sted, med udgangspunkt i bogførings- og skattelovgivningen. Hvis et CV på ansøger indgår i ansøgningen, slettes dette dog straks efter endt sagsbehandling. 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor sidste udbetaling har fundet sted, slettes alle data vedr. ansøgningen undtagen:

• • Journalnummer
  • Registreringsdato
  • Ansøgt beløb
  • Tildelt beløb
  • Projektoverskrift
  • Kort beskrivelse af ansøgningen.
  • Kommentarer knyttet til ansøgningen i forbindelse med sagsbehandlingen
  • Evt. stillingsbetegnelse på ansøger
  • CVR nummer (såfremt angivet)*
  • P-nummer*
  • Navn på virksomhed/organisation (såfremt angivet)*

* Såfremt CVR-nummer, P-nummer og virksomhedsnavn er knyttet til et enkeltmandsfirma, betragtes denne information som personhenførbar og slettes 5 år efter udgangen af det regnskabsår (kalenderår), hvor sidste udbetaling har fundet sted.

Såfremt ansøger har angivet et CPR nr. ifm. ansøgningen, opbevarer vi dette envejskrypteret (SHA-256 ) til brug for historiske opslag i tidligere imødekomne ansøgninger. Vi opbevarer CPR nummeret i krypteret form og de ovenfor oplistede oplysninger i maksimalt 10 år regnet fra udløbet af regnskabsåret for betalingen af sidste rate til ansøger. Efter periodens udløb slettes oplysningerne. Vi kan således anvende de ovenfor oplistede oplysninger i forbindelse med imødekomne ansøgninger til at foretage historiske opslag med henblik på afklaring af, om ansøgere er identiske med eller er nærtstående til tidligere ansøgere, og om anvendelsesformålet i nye ansøgninger har ligheder med tidligere imødekomne ansøgninger. Dette er for at sikre, at uddelingerne er i overensstemmelse med fondenes vedtægter og fondslovgivningen.
 

7.2 Oplysninger indsamlet ifm. ikke-imødekomne ansøgninger

For ansøgninger der afvises slettes alle personoplysninger vedr. ansøgningen straks ansøgningen er færdigbehandlet undtagen:

• • Journalnummer
  • Registreringsdato
  • Ansøgt beløb
  • Projektoverskrift
  • Kort beskrivelse af ansøgningen.
  • Kommentarer knyttet til ansøgningen i forbindelse med sagsbehandlingen
  • Evt. stillingsbetegnelse på ansøger
  • CVR nummer (såfremt angivet)*
  • P-nummer*
  • Navn på virksomhed/organisation (såfremt angivet)*

* Såfremt CVR-nummer, P-nummer og virksomhedsnavn er knyttet til et enkeltmandsfirma, betragtes denne information som personhenførbar og slettes straks efter afvisning af ansøgningen.

Såfremt ansøger har angivet et CPR nr. ifm. ansøgningen opbevarer vi dette envejskrypteret (SHA-256 ) til brug for historiske opslag i tidligere modtagne ansøgninger i krypteret form og de ovenfor oplistede oplysninger i maksimalt 10 år regnet fra afvisningen af ansøgningen. Efter periodens udløb slettes oplysningerne. Vi kan således anvende de ovenfor oplistede oplysninger i afviste ansøgninger til historiske opslag med henblik på afklaring af, om ansøgere er identiske med eller er nærtstående til tidligere ansøgere, og om anvendelsesformålet i nye ansøgninger har ligheder med tidligere afviste ansøgninger. Dette er for at sikre, at uddelingerne er i overensstemmelse med fondenes vedtægter og fondslovgivningen.

8. Beskyttelse af personoplysninger

Vores behandling af personoplysninger foregår efter procedurer og retningslinjer implementeret hos fondsadministrator, Salling Group A/S. Disse indeholder instrukser og foranstaltninger, der har til formål at beskytte dine personoplysninger.

9. Videregivelse af personoplysninger

Ved tildeling af midler er fonden retligt forpligtet til at indberette uddelingen (herunder modtagerens CPR-nr.) til SKAT og til på anmodning at indsende en fortegnelse over modtagere af uddelinger (legatarfortegnelse) til fondsmyndigheden, Civilstyrelsen.

Herudover kan vi overlade dine personoplysninger til vores eksterne IT-leverandører, fondsadministrator, revisorer, advokater og andre rådgivere, som udfører tjenester for fondene.

Fondsadministrator er Salling Group A/S, CVR-nr. 35954716, Rosbjergvej 33, 8220 Brabrand, som dermed også er databehandler for fondene. Denne databehandlerrelation er forankret i Salling Group A/S’ koncerndatabehandleraftale.

10. Overførsel til modtagere i lande udenfor EU/EØS

Vi anvender følgende databehandlere eller underdatabehandlere, som kan medføre overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS:

• International Business Machines Corporation (IBM): Har hovedsæde i USA, og der kan ske overførsel til Indien
• Microsoft Corporation: Har hovedsæde i USA, hvorfor der kan ske overførsel hertil
• Google Platform: Har hovedsæde i USA, men server er placeret i EU
• Rackspace (AWS): Har hovedsæde i USA, men server er placeret i EU
• Sitel India: Indien
• Mailgun Technologies: USA

Overførselsgrundlaget er:

• International Business Machines Corporation (IBM) – EU-Standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46(2)(c)
• Microsoft Corporation – EU-Standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46(2)(c)
• Google Platform – EU-Standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46
• Rackspace (AWS) – EU-Standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46
• Sitel India – EU-Standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46

Mailgun Technologies – EU-Standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46Du kan læse mere overførselsgrundlagene her:

• EU-standardkontraktbestemmelser:  Standard Contractual Clauses (SCC) (europa.eu)

11. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os her.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

11.1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger om behandlingen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 15.

11.2. Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige personoplysninger rettet, jf. databeskyttelsesforordningens art. 16.

11.3. Ret til sletning

I en række tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer, jf. databeskyttelsesforordningens art. 17.

11.4. Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset til udelukkende opbevaring, jf. databeskyttelsesforordningens art. 18.

11.5. Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 21.

11.6. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring, jf. databeskyttelsesforordningens art. 20.

11.7. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

12. Ændringer

Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer af denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen og versionsnummeret i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside https://www.sallingfondene.dk/