Privatlivs- og cookiepolitik for Salling Fondene

Version: 09-05-2018

Din databeskyttelse bliver taget alvorligt

Vi har vedtaget denne privatlivspolitik, som danner grundlag for vores behandling af dine persondata, samt fortæller dig om, hvordan vi behandler dine persondata.  

Vi tager løbende stilling til, hvordan vi bedst muligt behandler dine data, og har især fokus på at dine grundrettigheder ikke påvirkes negativt. Derfor er vi særligt opmærksomme på risikoen for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme og datafortrolighed generelt.   

Kontaktoplysninger

Bjarne Skovsborg Hansen (fondsadvokat)
Rosbjergvej 33-35, 8220 Brabrand
+45 61 62 93 65
bjarne.skovsborg.hansen@sallinggroup.com
www.sallingfondene.dk

Købmand Herman Sallings Fond og Købmand Ferdinand Sallings Mindefond er begge dataansvarlige, dvs. deler dataansvaret, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Det fælles dataansvar er reguleret i en aftale om fælles dataansvar indgået mellem fondene.

CVR-nr.: 
Købmand Herman Sallings Fond: 53520413, Købmand Ferdinand Sallings Mindefond: 53520510

Databehandling sker på oplyst grundlag

Senest på tidspunktet for afgivelse af dine persondata vil vi oplyse dig om, hvilke data vi behandler om dig, og med hvilket formål vi foretager behandlingen. 

Data vi behandler om dig

Vores behandling af dine persondata sker for, at vi kan drive og optimere fondenes hjemmeside, og for at vi kan behandle din ansøgning, hvis du har ansøgt om støtte fra en af fondene. 

Data indsamles på følgende måde:

  • I forbindelse med din brug af fondenes hjemmeside i form af tracking og cookie 
  • Dine indtastninger af oplysninger i det elektroniske ansøgningsskema på fondenes hjemmeside
  • Oplysninger, som du måtte afgive pr. mail til fondenes kontaktpersoner

Data, som kan blive indsamlet og behandlet, omfatter:

  • Brugeradfærd i forbindelse med brug af fondenes hjemmeside, der indsamles via cookies eller tracking
  • Kontaktoplysninger på ansøgere, fx navn, adresse, telefonnummer, og mail
  • Kontooplysninger og personnumre fra ansøgere på imødekomne ansøgninger
  • Oplysninger i dine mails til kontaktpersoner hos fondenes administrator

Formålet med behandling af dine persondata

Indsamling og behandling af dine persondata vil ske ud fra bestemte oplyste formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.

Sådanne formål kan indbefatte:

  • Drift og optimering af vores hjemmeside
  • Behandling af din ansøgning 
  • Administration af imødekomne ansøgninger
  • Opbevaring af ikke-imødekomne ansøgninger under hensyntagen til forældelseslovens forældelsesfrist for formueretlige krav
  • Opbevaring, administration og videregivelse med henblik på at opfylde krav ifølge lovgivningen, herunder bogføringsloven og fondslovgivningen

Udelukkende behandling af relevante data

Dine persondata vil udelukkende blive behandlet ud fra de ved indsamlingen oplyste formål. Kun data som er nødvendige til opfyldelse af disse formål vil være relevante og vores behandling vil derfor begrænse sig til sådanne persondata.

Inden vi foretager behandling af dine persondata foretager vi en konkret vurdering af, om det er muligt at begrænse mængden af persondata, som skal indsamles og behandles. Vi foretager derudover også en konkret vurdering af, om det er muligt at behandle dine persondata anonymiseret eller pseudonymiseret.   

Udelukkende behandling af nødvendige data

Vores behandling af dine persondata vil kun omfatte de data, som er nødvendige at behandle i henhold til det/de oplyste formål, samt data som er nødvendige til opfyldelse af retlige- eller kontraktuelle forpligtelser. 

Dine persondata vil løbende blive kontrolleret og opdateret

Persondata, som vi behandler om dig, vil blive kontrolleret og opdateret løbende, så vi sikrer, at den indhentede data ikke er urigtig eller vildledende.

Sker der relevante ændringer relateret til de persondata, vi har indhentet om dig, kan du kontakte os eller kontaktpersonen øverst på siden for at få oplysningerne ændret. 

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata. 

Sletning af unødvendige persondata

Når formålet med indsamlingen og behandlingen af dine persondata er opfyldt, vil oplysningerne blive slettet.

Vi opbevarer dine oplysninger indtil formålet ikke længere er til stede, og vi har vurderet et behov for følgende opbevaringsperioder:

Imødekomne ansøgninger

Vi opbevarer oplysninger, herunder personoplysninger, i imødekomne ansøgninger i 10 år regnet fra udløbet af regnskabsåret for betalingen af sidste rate til ansøger. Efter periodens udløb slettes oplysningerne. Vi kan således anvende indsamlede oplysninger i accepterede ansøgninger til historiske opslag med henblik på afklaring af, om ansøgere er identiske med eller er nærtstående til tidligere ansøgere, og om anvendelsesformålet i nye ansøgninger har ligheder med tidligere accepterede ansøgninger. Dette er for at sikre, at uddelingerne er i overensstemmelse med fondenes vedtægter og fondslovgivningen.

Ikke-imødekomne ansøgninger

Fonden opbevarer oplysninger, herunder personoplysninger, fra ikke-imødekomne ansøgninger i 3 år regnet fra udløbet af regnskabsåret for afslaget på ansøgningen. Efter periodens udløb slettes oplysningerne. Dette er for at sikre, at vi er i stand til at forholde os til eventuelle krav, som vi måtte blive mødt med indenfor forældelseslovens forældelsesfrist på 3 år, da dette kan indebære et behov for at lave opslag i og behandle indsamlede oplysninger på tidligere ansøgerne.

Henvendelser pr. mail

Henvendelser pr. mail direkte til fondenes kontaktpersoner, eller som videresendes af fondsadministratorvirksomheden til fondenes kontaktpersoner, og som vedrører fondene, slettes når formålet med opbevaringen ikke længere er til stede, hvilket vurderes konkret ud fra den enkelte mail i forhold til formålet med henvendelsen og indholdet af mailen. Henvendelser pr. mail til fondens kontaktpersoner, der ikke vedrører fondene, slettes efter underretning til afsender, hvis henvendelsen ikke giver fondenes kontaktpersoner anledning til at foretage sig yderligere.

Indhentelse af samtykke inden databehandling eller behandling på andet lovligt grundlag

Vi behandler kun persondata om dig efter forud angivne formål. Inden vi foretager behandlingen, indhenter vi dit samtykke, eller baserer behandlingen på andet lovligt grundlag. Vi oplyser dig om grundlaget og formålet med indsamlingen og behandlingen af dine persondata.

Indsamlingen af oplysninger via cookies i forbindelse med din brug af fondenes hjemmeside foretages med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6(f), da indsamlingen sker med henblik på at optimere hjemmesiden til gavn for dig. 

Inden du indsender en ansøgning via ansøgningsskemaet på fondenes hjemmeside, bliver du bedt om at acceptere nærværende privatlivspolitik. Ansøgningen kan ikke gennemføres, medmindre du giver din accept, og vi modtager ikke dine oplysninger, før du har klikket på knappen ”Send ansøgning”.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Har du spørgsmål, eller ønsker du at trække dit samtykke tilbage, så kontakt os.

Vær opmærksom på, at hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage i forhold til oplysninger afgivet som led i en ansøgning om midler fra en af fondene, vil vi ikke være i stand til at behandle din ansøgning, som derfor vil blive anset for at være trukket tilbage af dig.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Videregivelse af persondata

Vi videregiver kun dine personoplysninger til offentlige myndigheder, hvor lovgivningen foreskriver det. Ved tildeling af midler er fondene forpligtet til at indberette uddelingen (herunder modtagerens CPR-nr.) til SKAT og til at indsende en årlig fortegnelse over modtagerne af uddelinger (legatarfortegnelse) til fondsmyndighederne, dvs. Erhvervsstyrelsen og Civilstyrelsen.

Herudover kan vi overlade dine personoplysninger til vores eksterne IT-leverandør, leverandører og tracking- og cookietjenester til hjemmesiden, fondsadministrator, revisorer, advokater og andre rådgivere, som udfører tjenester for fondene.

Fondsadministrator er Salling Group A/S, CVR-nr. 35954716, Rosbjergvej 33, 8220 Brabrand, som dermed også er databehandler for fondene. Fondsadministrator har indgået en administrationsaftale og en databehandleraftaler med begge fonde.

Beskyttelse af persondata

Vores behandling af persondata foregår efter regler vi internt har vedtaget. Reglerne indeholder instrukser og foranstaltninger, med det formål at beskytte dine persondata. Således vil vi behandle dine persondata på en måde, hvorved undgås at persondata bliver tilintetgjort, går tabt, bliver ændret, bliver offentliggjort uautoriseret, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dine persondata. 

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata, og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende backup af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenciteten af dine data ved hjælp af kryptering. 

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. 

Cookies og tracking

Som næsten alle websites anvender vi cookies for at få siden til at fungere og til at gøre den lettere for dig at bruge. Cookies hjælper os bl.a. med at få overblik over besøg, så vi løbende kan optimere og målrette websitet og vores ydelser. Dermed kan vi give dig en bedre brugeroplevelse med mere relevant indhold.

En cookie er en lille tekstfil, der gemmes i din browser. Tekstfilerne gør blandt andet websitet i stand til at opfatte, om browseren har besøgt stedet tidligere. Ved på denne måde at indsamle statistisk information om brugen af siden er cookies med til at forbedre brugervenligheden og oplevelsen. Cookies gør ingen skade på computeren og kan ikke indeholde vira eller skadelige programmer.

Vi anvender cookies til at understøtte din brug af hjemmesiden, analysere på din anvendelse af hjemmesiden samt statistiske formål. Cookies spiller således en central rolle i at få hjemmesiden til at fungere optimalt. Cookies husker fx, om du er logget ind, hvad du har lagt i indkøbskurven, osv.

Klik her for at se en komplet cookieoversigt over hvilke cookies vi anvender.

Kan du ikke acceptere vores anvendelse af cookies, skal du afstå fra at bruge hjemmesiden. Du kan slette de anvendte cookies ved at følge vejledningen hertil via vores cookiepolitik. 

Vi sender derudover oplysninger om din brug af vores hjemmeside til en række leverandører af IT-ydelser med henblik på drift og optimering af hjemmesiden (kaldet ’tracking’).

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.  

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, så kontakt os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. 

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. 

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.